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现代商务秘书职能浅析

    作者:张旭红    [ 2018-12-18 20:42:55 ]

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  【摘  要】 商务秘书是指在从事各种商务活动的组织中, 协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务,负责组织行政事务处理,并辅助上司做好决策工作和信息工作,担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作人员。时代要求商务秘书人员必须从官职型向职业型、复合型转变。这也是走入职业白领的捷径。

【关键词】 现代商务; 秘书; 职能

现代商务秘书是集现代商务秘书专业理论、商务信息、项目活动管理、计算机应用操作、商务英语应用以及文秘工作于一身,是适应经济时代商务领域秘书工作的发展趋势和要求而出现的一支复合型高素质人才队伍,是确保在激烈竞争中制胜的战略资源。商务秘书的出现促使秘书工作从原来服务型为主向现在管理型为主转变,它不仅具有较高的专业水平,而且还有很强的综合素质,在组织管理、公关策划、交际礼仪、协调协作、沟通谈判、判断预见等能力上展现出较高水准。专业的商务秘书代表了公司良好的人员素质、标准的管理以及优秀的企业文化。同时,许多在事业上取得成就的人士,他们的第一份工作都是从秘书或行政人员做起,通过了解公司的运作,洞察企业的发展与变化,为职业生涯打下良好的基础。

一、参谋是秘书工作的基本职能

秘书的服务职能是由非参谋性工作和参谋性工作所实现的。党的十一届三中全会以来,中央领导同志多次强调秘书部门要充分发挥参谋助手作用。充分发挥秘书部门的参谋职能,是不断发展变化的新形势的需要。

参谋是秘书工作者的基本工作任务之一,参谋工作具有其他工作无法替代的作用。首先,对领导思想具有充实完善的作用。秘书工作者的新鲜思想、观点、认识,通过参谋工作与领导思想溶为一体,就会对领导者的思想有所帮助。其次,对领导决策具有辅助取舍的作用。参谋工作往往体现在工作建议、预案等若干方面。提出参谋意见,有利于领导决策的形成。就一个问题提出几个参谋意见,有助于领导决策的优选;提出决策方案的优选意见,有助于领导决策的确定。再次,对领导工作具有提醒警策的作用。在完成领导者交办工作的同时,主动考虑并提出领导者暂时没有想到而需要提出的问题、以及秘书部门每天报送领导者的经过精选的有用信息,这些都能提醒领导者注意某种倾向、解决某一问题,或启发、警策领导者避免某些失误,促使领导者不断校正工作的运行轨迹。参谋工作的这三种作用,有时是独立发挥,更多的时候是同时发挥。参谋工作作用的大小,取决于问题的难易程度、解决办法的优劣、提供方式时机是否得当。

二、找准切入点——做好秘书协调工作

协调就是通过协商、沟通、调和、调解、调节,使产生隔阂、失调、差异乃至矛盾的各方消除隔阂、彼此理解、互谅互让、求同存异,使矛盾得到解决,达到政令统一、目标一致、步调一致、团结一致,从而产生改造社会、创造精神文明和物质财富的巨大力量。秘书人员通过协调使一个组织内的成员具有极强的凝聚力,以不凡的形象出现在广大公众面前。

法国的法约尔和美国的西蒙早就把协调和“计划、组织、指挥、控制”并列为管理的五大职能。

协调,可以是矛盾双方或多方各自做出努力的协调,也可以是第三方或中间者介入的协调。这里讲的主要是秘书协助领导、上司对各项工作和人际关系的协调,属于后者。这种协调以秘书在双方或多方间沟通、疏导、说服、磋商为主要方法。

(一)协调的原则

1.政策指导原则

秘书进行协调,必须以党的方针、政策为指导,以国家的法律、法规为准绳。协调工作应当公正无私,思想上、行为上不可有意偏袒任何一方。

2.平等、尊重原则

秘书协调,无论是政策协调,还是工作协调,最终的协调对象仍是指定或执行该政策的人,是负责或从事该工作的人。归根结底都是对人的协调。所以必须以平等、友好的态度对待当事人。

3.统筹兼顾原则

秘书进行协调,要以大局为重,要兼顾双方的利益。

4.随机应变原则

协调要灵活就是随机应变的一个方面。在协调的过程中,秘书会碰到很多问题或困难,秘书人员要针对不同的情况采取不同的措施。

(二)搞好协调要做到l两点

协调作为领导和管理活动的一项重要职能,成为秘书人员协助领导开展工作的重要内容之一。协调工作贯穿于秘书部门千头万绪的工作之中,又体现在秘书人员一言一行之中。如何根据秘书工作的不同侧重点,找准切入点,是做好协调工作的关键。

1.从自身做起,协调好秘书与领导者之间的关系

    秘书作为领导的近身工作人员,其工作性质具有较强的从属性。秘书与领导之间的关系是秘书工作中最直接、最重要的一种关系,处理得当,双方的工作效率都能够得到极大地提高,否则,就难以充分实现秘书工作应有的价值。因此,处理

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